土地を購入し、いよいよ家の間取りや仕様の打合せをハウスメーカーとしていくなかで、言った言わないをなくすためにも議事録をとることをおすすめします。
私が建てたハウスメーカーでは、ハウスメーカー側が議事録を作成してくれるようでしたが
- 内容が簡素な箇条書きでわかりにくい
- 議事録をとってくれないときもあった
ので、途中から自分で作成するようにしました。
また、「進捗・話した内容はハウスメーカーが管理してくれているから安心！」
と思っていても相手が間違えていて、家ができてみたら「こんなはずじゃなかったのに！」
と後悔しないためにもぜひぜひ議事録をとってみましょう！
打合せで決めた内容を整理するためにも議事録は作成した方がいいよ！
議事録をとることのメリット
◆言った、言わないをなくす
自分の要望を明確に伝えていないと、建築中に自分が思っていたことと違う感じに建てられたりすることがあります。
それを議事録として残していないと、あとで「こんなはずじゃなった」「思ってたのと違った」「わかってくれていると思ったのに」となってしまうので、そうならないよう、打合せでは要望は具体的に伝え、確実に議事録に残しておきましょう。
◆自分が決めた仕様を後で読み返せる
打合せの場で、製品のメーカー、寸法、品名、型番、色などの話にでたとき、家に帰ると忘れてしまいます。カタログに載っていたとしてもどのカタログの何ページだっけ？と探すくらいないら、メモっておいた方が確実です。
あとで図面をチェックする際や夫婦で家に帰って話しあいをするときに、読み返せるので便利です！
◆値引きの話などのエビデンス
私のハウスメーカでは営業の方が「この造作はサービスでやらせてもらいます」や、「この仕様にすると追加○○円です」といった
お金にかかわる話をするにも関わらず、議事録をとってくれなかったり、実際建築中に打合せで話したことと違う仕様で建てられたりしたため、「このときの打合せでは、こういう話になってる」と議事録で伝えられてとても役にたちました。
値引きも見積書に反映されていなかったこともあり、あとでもれなく反映させることもできました。
◆今後の検討事項、期限が明確になる
家の引き渡し日から逆算すると、いつまでに何を決めないといけないかが明確になると思います。打合せの際に、次はこんなことを考えてきてくださいとか決めてきてくださいと宿題を言われますが、メモっていないと「決めてくるの忘れちゃった」「いつまでに決めるんだっけ？」となってしまうので、いつまでに何を決めないといけないかもメモをとると日程に遅れがでず良いと思老います。
議事録の取り方
・議事録の取り方は下記のようにいろんなとり方があると思いますが、おすすめは「①の紙」です。
①紙
②ボイスレコーダ
③スマホのメモアプリやPC
・紙でとると、文字だけでなく手書きの図が入れられます。なかなか言葉だけで間取りや形状的な話をすると認識違いがおきる可能性があるので、図が描きやすい紙がおすすめです。
また、議事録は自分と相手で共通認識の内容になっておく必要があるため、議事録には自分と相手のサインを入れておくことをすすめます。
なかなかサインをお願いするのが苦手な方もいらっしゃると思いますが、一回お願いすれば次回から「いつものやつね！」となって、すんなりサインをくれるので頑張ってお願いしてみましょう。
③のスマホのメモだけではサインが入っていないため、もしかしたら「私はそんなこと言っていませんけど？」とハウスメーカーに言われた場合、どうすることもできなくなるためサインは必ずもらいましょう。
・私は紙でのみ議事録を作成したため、どうしてもメモりきれていないところがあり、あとで夫婦どちらともが思い出せない案件がでました。
「営業の人ニッチは1ヶ所無料っていってるけど、前は2ヶ所無料っていってなかったけ？」などが発生し、すこし後悔しました。
そういったことをなくすためにも、ボイスレコーダ(スマホのアプリ)での録音をおすすめします。
一度の打合せが3,4時間になったりすると思いますが、いざという時に聞き返せるし、相手の声が録音できて、証拠にもなるのでいざというときのバックアップとして録音しておくことをおすすめします。
紙の議事録にサインをもらいにくい方は紙とボイスレコーダを併用すれば、サインをもらわなくてもボイスレコーダが証拠になるのでサインレスでも大丈夫だと思います。
議事録の保管方法
・議事録は作成後どっかにいってしまう前に、早めにファイルにとじて時系列に並べて保管しましょう。そして、毎回打合せにもっていくことで、過去の打合せでいっていたことをすぐに確認できます。
私の場合は、紙の議事録原紙に穴をあけて置き、打合せが終わったらその場でファイルにとじていました。
ずぼらな私でも続けられたので、おすすめです！
私の議事録例
ちなみに私はこんな感じで作成しました。
題名、日付、時間、出席者を上の方に記入し、本文欄はフリーフォーマット、一番下にサイン欄を入れています。
